Gwiazdy filmowe muszą zostać w odpowiedni sposób zachęcone do udziału w festiwalu

Jak dobrze zorganizować festiwal gwiazd? Za zadanie trzeba zabrać się odpowiednio wcześnie (nawet rok przed imprezą) i zaangażować w jego wykonanie cały sztab specjalistów, którzy będą odpowiedzialni za inny aspekt przedsięwzięcia.

Festiwal gwiazd nie obejdzie się bez darczyńców, którzy zapłacą za nagrody dla uczestników festiwalowego konkursu oraz samych gwiazd. Sponsorzy muszą też opłacić same przygotowania eventu: ekipę realizatorską, dekorację, kampanię promującą, wynajem miejsca, zużycie mediów, hotel dla gości, catering. Bez tego gwiazdy filmowe nie przyjadą.

Trzeba też spełnić wymagania gości specjalnych. Niejedna gwiazda filmowa lubi to i tamto. Należy to zapewnić, bo inaczej nici przyjazdu wielkiego nazwiska. A tylko tak można zainteresować wydarzeniem media, które nagłośnią przegląd, pokaz, itp.

Najlepiej wystąpić do kilku czołowych redakcji o patronat medialny. W zamian dana stacja, portal czy gazeta będą wymagały wyłączności do pewnych elementów wizerunkowych festiwalu, np. będą chciały używać tytułu oficjalnego partnera festiwalu albo mieć prawo zorganizować spotkanie z gwiazdą na żywo o danej porze.

W związku z tym w planowaniu poszczególnych elementów widowiska trzeba uwzględnić wymagania przedstawicieli mediów, przede wszystkim głównego partnera. W końcu to on płaci (bezpośrednio albo pośrednio - na zasadzie barteru) za część kosztów organizacji imprezy.